Tietosuojaseloste potilasrekisteri

Päiväys: 22.3.2024

Rekisterinpitäjä

Neuropolku Oy

Y-tunnus 3262433-6

puh. 044 536 26 98

Vanumammantie 3

24260 Salo

Neuropolku Oy toimii potilasrekisterin rekisterinpitäjänä liittyen yrityksen kautta tuotettaviin terveyspalveluihin. Henkilötietojen käsittelijöinä ovat Neuropolku Oy ja potilastietojärjestelmän toimittaja järjestelmässä olevien henkilötietojen osalta. Osa palveluista tuotetaan yhteistyössä Silmuke Oy:n kanssa, jolloin käytössä on Silmuke Oy:n yhteisesti ylläpitämä potilastietojärjestelmä. Potilastietojärjestelmä on kolmannen osapuolen tarjoama palvelu.

Rekistern vastuuhenkilö ja tietosuojavastaava

Rekisterin vastuuhenkilö:

Sini-Tuuli Siponkoski

sähköposti muotoa etunimi.sukunimi@neuropolku.fi

puh. 044 536 26 98

Tietosuojavastaava:

Elina Orola

sähköposti muotoa [email protected]

puh. 040 221 9369

Potilasrekisterin käyttötarkoitus ja potilastietojen käsittelyn peruste

Potilastietojen käsittely perustuu lakiin tai asiakkaan suostumukseen.

Potilasrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään potilaan hoidossa sekä muihin lain ja suostumusten mukaisiin käyttötarkoituksiin. Potilasasiakirjojen tehtävänä on palvella potilaan hoidon suunnittelua, toteutusta, seurantaa ja arviointia. Potilasrekisteri toimii samalla myös laskutusjärjestelmänä.

Potilasrekisterin tietosisältö

Potilaan nimi, asiakasnumero, henkilötunnus, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköposti, kotiosoite), laskutustiedot.

Tarvittaessa potilaan nimeämä lähiomainen. Täysi-ikäiselle potilaalle määrätyn laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot. Alaikäisen potilaan huoltajien tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot.

Potilaan hoidon järjestämisen kannalta tarpeelliset tiedot, kuten tutkimuksessa ja hoidossa syntyvät terveystiedot sekä tarpeelliset esitiedot. Potilaan hoidon kannalta tarpeellisia tietoja ovat käynnin aika ja paikka, peruutukset, hoitavan terveydenhuollon ammattilaisen nimi, potilastiedot, hoitosuunnitelma, käyntikirjaukset, mahdolliset lausunnot ja hoitoon liittyvät viranomaispäätökset tai maksusitoumuksen tiedot, mahdolliset vakuutuksiin liittyvät tiedot, muut hoidon kannalta tarpeelliset tiedot. Mahdolliset tietojen luovutuksia koskevat tiedot ja luovutusten perusteet.

Säännönmukaiset tietolähteet

Säännönmukaisia tietolähteitä ovat potilaan tapaamisista kertyvä materiaali, eli rekisterinpitäjän omasta toiminnasta saadut tiedot. Potilas voi myös itse luovuttaa omia tietojaan. Lisäksi tietolähteet ovat potilaan huoltaja, potilaan laillinen edustaja, lähiomainen, hoitohenkilökunta, terveydenhuollon ammattihenkilöt, Kela ja vakuutusyhtiöt.

Tietoja voidaan saada asiakkaan suostumuksella muilta rekisterin pitäjiltä, kuten muilta terveydenhuollon toimintayksiköiltä, lähetteen, viranomaispäätöksen tai vakuutuksen tietojen kautta.

Säilytysaika

Potilasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen säilytysajoissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa sääntelyö potilastietojen säilytysajoista.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Potilastiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja saavat käsitellä vain hoidon ja palvelun toteutukseen tai asian käsittelyyn osallistuvat henkilöt. Potilastietoja käsittelevillä on vaitiolovelvollisuus.

Potilaan suostumuksella tietoja voidaan luovuttaa potilaan yksilöimälle taholle, kuten terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle tai Kelan Reseptikeskukseen.

Tietoja voidaan luovuttaa myös voimassa olevan lainsäädännön nojalla terveydenhuollon viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada terveystietoja viranomaistehtävän suorittamiseksi. Tällaisia viranomaisia ovat esimerkiksi Terveyden ja Hyvinvoinnin laitos THL, lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea sekä Kansaneläkelaitos Kela. Potilaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lainsäännöksen perusteella voidaan luovuttaa tietoja vakuutusyhtiölle.

Potilaan suullisella tai kirjallisella suostumuksella voidaan luovuttaa tietoja potilaan yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle.

Potilaan huoltaja, muu laillinen edustaja sekä potilaan lähiomainen, jos potilas on antanut tähän suostumuksensa. Jos alaikäinen potilas ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden kykenee päättämään hoidostaan, hänellä on kuitenkin oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antaminen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen.

Potilastietojen sijainti ja siirrot

Potilasrekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Rekisteri ja rekisterinpitäjän järjestelmä sijaitsee Suomessa. Tietoja voidaan luovuttaa Suomen, EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tilanteissa, joissa on asiakkaan lupa tai asiakkaan elintärkeä hoito välttämättä niin edellyttää.

Potilastietojen käyttö ja potilasrekisterin suojauksen periaatteet

Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta potilasta hoitavat tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Rekisterinpitäjän ylin johto antaa käyttöoikeudet työntekijöille ja potilasrekisteritietoihin siinä laajuudessa, kuin työtehtävien hoito niin edellyttää.

Manuaalinen aineisto pidetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa. Sähköisesti käsiteltäviin tietoihin on paääsy vain siihen oikeutetuilla henkilöillä. Sähköiset tietokannat ovat palomuurein ja salasanoin suojattuja.

Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaista automaattista päätöksentekoa ei tehdä.

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisterinpitäjän velvollisuus on korjata henkilörekisteriin sisältyvät virheelliset tiedot sekä oma-aloitteisesti että rekisteröidyn pyynnöstä.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Neuropolku Oy:n vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Korjauspyyntö ja käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö tehdään kirjallisesti. Potilaan henkilöllisyys varmennetaan luotettavalla tavalla.

Yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa täsmennettyä oikeutta pyytää henkilötietoja poistettavaksi ei potilastietojen kohdalla ole mahdollista hyväksyä, sillä terveydenhuollon ammattihenkilöillä on velvollisuus laatia potilasasiakirjat ja niitä on lain mukaan säilytettävä 12 vuotta henkilön kuoleman jälkeen tai 120 vuotta hänen syntymästään laskien, jos kuolinvuosi ei ole tiedossa.

Muutokset tietosuojakäytäntöön

Neuropolku Oy seuraa tietosuojakäytäntöään säännöllisesti. Tämä tietosuojaseloste päivitettiin viimeksi 22.3.2024.

Muut oikeudet ja yhteydenotot

Potilasasiavastaavana toimii Tiina Lehmuskoski. Potilasasiavastaavaan saa kontaktin yhteydenottolomakkeen kautta, sähköpostitse [email protected] tai puhelimitse numerosta 044 559 7777. Potilasasiavastaavan tehtävänä on neuvoa potilaita potilaan asemaan ja oikeuksiin liittyvissä asioissa, avustaa potilasta muistutusten ja potilasvahinkoilmoitusten tekemisessä, sekä toimia potilaan oikeuksien edistämiseksi ja toteuttamiseksi.

Jos sinulla on kysyttävää Neuropolku Oy:n tietosuojakäytännöstä, sinusta käsittelemistämme tiedoista tai haluat käyttää jotakin tietosuojaoikeudestasi, ota meihin yhteyttä.

Tietosuojavastaavana toimii Elina Orola, sähköposti muotoa [email protected], puh. 040 221 9369.

Lisätietoja: Tietosuojavastaavat | Tietosuojavaltuutetun toimisto

Päivitetty viimeksi 22.3.2024